GÓC NHÌN / THỦY SẢN

Tỷ lệ thu hồi trong chế biến thủy sản: ghi theo từng lô, đừng đợi cuối tháng

Trong chế biến thủy sản, giá thành gần như được quyết định ở một con số: một ký nguyên liệu ra được bao nhiêu ký thành phẩm.

Con số đó thay đổi theo từng chuyến hàng, từng cỡ, từng nguồn mua. Nếu chỉ tính bình quân cuối tháng, anh chị sẽ biết mình lời hay lỗ khi lô hàng đã xuất đi từ lâu.

Một buổi sáng ở xưởng

Sáu giờ sáng, hai xe nguyên liệu về cùng lúc: một xe của đại lý quen, một xe mua thêm vì đơn xuất khẩu gấp. Giá hai xe khác nhau, cỡ cũng khác. Tổ tiếp nhận cân, ghi vào sổ, rồi cả hai được đưa vào cùng một dây chuyền.

Cuối tháng, kế toán lấy tổng nguyên liệu nhập chia cho tổng thành phẩm ra kho lạnh. Tỷ lệ bình quân trông vẫn ổn. Nhưng chủ xưởng cảm thấy có gì đó không đúng: tháng này làm nhiều mà lãi mỏng hơn tháng trước. Không ai trả lời được lô nào kéo con số xuống, vì các lô đã hòa vào nhau từ sáng hôm đó.

Rồi khách nhập khẩu gửi email hỏi lại nguồn nguyên liệu của một container tháng trước. Cả phòng xuất khẩu lật sổ.

Vì sao con số bình quân đánh lừa

• Nguyên liệu không đồng đều. Giá nguyên liệu và tỷ lệ thu hồi là yếu tố chính quyết định giá thành trong chế biến thủy sản. Hai lô cùng loài nhưng khác cỡ, khác độ tươi, có thể cho tỷ lệ thu hồi rất khác nhau.
• Lô bị trộn từ đầu. Khi tiếp nhận không gắn mã lô, mọi thứ phía sau chỉ còn là bình quân.
• Bán thành phẩm nằm trong kho lạnh chờ đơn. Hàng sơ chế xong nằm chờ, có khi vài tuần mới vào công đoạn cuối. Không ghi lô thì không biết hàng đó từ chuyến nào, giá bao nhiêu.
• Hồ sơ truy xuất làm riêng. Với hàng đi EU, hồ sơ nguồn gốc ngày càng được kiểm kỹ khi thẻ vàng IUU chưa được gỡ. Nếu hồ sơ làm bằng giấy tờ tách rời khỏi số liệu sản xuất, mỗi lần khách hỏi là một lần lật sổ.

Nguồn: Tạp chí Công Thương về tính giá thành theo tỷ lệ thu hồi; VCCI và VnEconomy về hồ sơ truy xuất và thẻ vàng IUU.

Khi nào cần một hệ thống như Odoo

Sổ và Excel đủ cho một mặt hàng, một ca. Đến khi có nhiều mặt hàng, nhiều ca, kho lạnh lớn và nhiều đơn xuất khẩu, thì những điều sau bắt đầu quá sức file Excel:

• Lô đi xuyên suốt: từ phiếu nhập nguyên liệu, qua lệnh sản xuất, vào kho lạnh, đến phiếu xuất cho từng container. Khách hỏi container nào, bấm ngược lại là ra lô nguyên liệu, nguồn mua, ngày tiếp nhận.
• Giá thành theo lô: giá mua của đúng lô đó, chia theo tỷ lệ thu hồi thật, thay vì phân bổ bình quân cuối tháng.
• Một lô vào, nhiều sản phẩm ra: thành phẩm chính và phụ phẩm từ cùng một lô nguyên liệu, mỗi thứ có giá trị riêng.
• Kho lạnh theo vị trí và hạn dùng: biết hàng chờ đơn nằm ở đâu, từ lô nào, sắp quá hạn chưa.
• Kế toán dùng chung số: phiếu nhập, xuất kho đi thẳng sang sổ sách theo Thông tư 99, kế toán không phải nhập lại.

Odoo làm được phần lớn những điều này bằng các phần chuẩn: mua hàng, kho theo lô, sản xuất có phụ phẩm, kế toán. Nhưng có những thứ không nên hứa trước: kết nối cân điện tử, hồ sơ truy xuất theo mẫu riêng của từng thị trường, hay quy trình đặc thù của nhà máy anh chị. Những phần đó cần được xem từng dòng trong bảng đối chiếu yêu cầu, và có thể phải chỉnh hoặc làm riêng.

Làm việc với Inventum thế nào

• Demo miễn phí: anh chị chọn một mặt hàng, chúng tôi dựng lại đường đi của một lô, từ cân nhập đến kho lạnh, trên Odoo để anh chị xem.
• Giai đoạn khảo sát có phí: ngồi tại xưởng, đi theo một ca thật, lập bảng đối chiếu từng yêu cầu với phần Odoo có sẵn.
• Các giai đoạn đặt riêng: ví dụ giai đoạn đầu chỉ làm mua nguyên liệu và kho theo lô; sản xuất và giá thành để giai đoạn sau.
• Đội ở Nha Trang, đến được xưởng và kho lạnh của anh chị. Xem thêm cách chúng tôi triển khai Odoo tại Nha Trang.

Đọc thêm: lưu phiên bản định mức nguyên vật liệu, quản lý kho bằng barcode và truy xuất lô, quản lý sản xuất bằng Excel.

Câu hỏi thường gặp

Tỷ lệ thu hồi trong chế biến thủy sản là gì?

Là tỷ lệ giữa khối lượng thành phẩm và khối lượng nguyên liệu đưa vào, thường tính theo phần trăm. Ví dụ 1.000 kg nguyên liệu ra 500 kg thành phẩm thì tỷ lệ thu hồi là 50%. Nên tách riêng phụ phẩm bán được để con số phản ánh đúng.

Vì sao nên tính tỷ lệ thu hồi theo từng lô thay vì bình quân tháng?

Vì nguyên liệu thủy sản biến động theo chuyến, cỡ và nguồn mua. Con số bình quân che mất lô nào kéo giá thành lên, và không cho biết nên mua của ai.

Odoo có quản lý được lô và truy xuất nguồn gốc thủy sản không?

Odoo có sẵn quản lý kho theo lô, sản xuất có phụ phẩm và truy ngược từ phiếu xuất về phiếu nhập. Các mẫu hồ sơ truy xuất riêng của từng thị trường hoặc việc nối cân điện tử cần được xem cụ thể trong giai đoạn khảo sát, có thể phải chỉnh hoặc làm thêm.

Nhà máy nhỏ có cần phần mềm không?

Chưa chắc. Một mặt hàng, ít đơn thì sổ lô và Excel có kỷ luật có thể đủ. Phần mềm đáng tính khi nhiều mặt hàng, nhiều ca, kho lạnh lớn và kế toán phải nhập lại số từ xưởng.