GÓC NHÌN / F&B

Lưu trú: để đặt phòng, lễ tân và buồng phòng cùng nhìn một tình trạng

Một phòng không thể vừa “đã sẵn sàng” với lễ tân, vừa “chưa dọn xong” với buồng phòng. Trạng thái cần đi cùng công việc, không chỉ nằm trong tin nhắn.

Trong một cơ sở lưu trú, cùng một phòng đi qua đặt chỗ, lễ tân, buồng phòng, dịch vụ và thanh toán. Khi mỗi bộ phận giữ một trạng thái riêng, khách phải chờ còn nhân viên phải gọi nhau để xác nhận những việc đáng lẽ hệ thống nên nói rõ.

Khách chỉ thấy một hành trình lưu trú

Khách đặt phòng qua website, OTA, điện thoại hoặc tại quầy không quan tâm phía sau có bao nhiêu hệ thống. Họ cần biết đặt chỗ đã được xác nhận chưa, có thể nhận phòng lúc nào và những dịch vụ phát sinh có được ghi nhận đúng không.

Hãy bắt đầu bằng một hành trình phổ biến: từ đặt phòng đến nhận phòng, sử dụng dịch vụ, trả phòng và xuất hóa đơn. Mỗi nơi nhân viên phải gọi hỏi hoặc mở thêm file là một điểm cần làm rõ.

Trạng thái phòng cần gắn với người làm việc

“Bẩn”, “đang dọn”, “đã kiểm”, “sẵn sàng”, “có khách” hay “bảo trì” không chỉ là nhãn trên màn hình. Mỗi trạng thái cần một người cập nhật, một điều kiện để chuyển và một người nhìn thấy thay đổi đó.

Đừng tạo quá nhiều trạng thái. Một bộ nhỏ nhưng được dùng đều sẽ giúp lễ tân biết có thể nhận khách, buồng phòng biết ưu tiên gì và quản lý hiểu vì sao công suất hay tốc độ nhận phòng có vấn đề.

Nối dịch vụ vào hồ sơ khách, không chỉ vào hóa đơn cuối

Nhà hàng, minibar, spa, giặt là hoặc đưa đón có thể tạo nhiều khoản phát sinh. Nếu chúng chỉ được gộp lại lúc trả phòng, lễ tân, dịch vụ và kế toán đều mất khả năng kiểm tra khi có nhầm lẫn.

Hãy chọn một loại dịch vụ phát sinh nhiều, thống nhất cách ghi nhận theo phòng/khách và đối soát trong ngày. Khi luồng này ổn, doanh nghiệp mới cân nhắc tích hợp sâu hơn với điểm bán, kênh đặt phòng hoặc hệ thống quản trị.