Phòng kỹ thuật giữ công thức, kho giữ sổ xuất nhập, xưởng giữ sổ ca, kế toán giữ sổ sách. Mỗi bên đúng với phần của mình, nhưng không ai thấy cả dòng chảy.
Phần mềm quản lý sản xuất cho nhà máy ở Khánh Hòa:
định mức, lệnh sản xuất, lô và giá thành trên một bộ số
Nhà máy nào cũng có ba câu hỏi mà chủ muốn trả lời được ngay trong ngày: hôm nay làm ra bao nhiêu, tốn bao nhiêu nguyên liệu so với định mức, và một sản phẩm thật sự tốn bao nhiêu tiền. Ở nhiều xưởng chế biến thực phẩm, đồ uống, thủy sản hay vật liệu, ba câu đó chỉ có lời đáp vào cuối tháng, khi kế toán đã gom đủ phiếu.
Một ca sáng ở xưởng
Tổ trưởng ca sáng xin thêm nguyên liệu vì mẻ hôm qua hao nhiều hơn thường lệ. Thủ kho xuất theo phiếu viết tay, ghi “theo yêu cầu tổ 2”. Phòng kỹ thuật vừa đổi công thức tuần trước, file định mức mới tên “dinh-muc-v3-final”, nhưng kho vẫn xuất theo bản cũ.
Chiều, một khách đại lý gọi: lô hàng giao tuần trước có vấn đề, dùng nguyên liệu nhập từ đợt nào? Phải lật sổ kho, sổ xưởng, hỏi người ca đêm.
Cuối tháng, kế toán phân bổ chi phí nguyên liệu, nhân công, điện nước cho các mặt hàng theo một tỷ lệ “như mọi tháng”. Giá thành ra một con số, nhưng không ai chắc nó đúng cho mặt hàng nào.
Khi nguyên liệu xuất ra không gắn với một lệnh sản xuất cụ thể, không thể so “đã dùng” với “lẽ ra phải dùng”.
Lô nguyên liệu nhập vào và lô thành phẩm xuất ra được ghi ở hai sổ khác nhau, nên khi khách hỏi, việc truy lại dựa vào trí nhớ.
Một cách gọn hơn, từng bước
Nếu xưởng anh chị vẫn đang chạy bằng Excel, nên đọc trước quản lý sản xuất bằng Excel: có những việc Excel vẫn làm tốt, và không cần bỏ hết ngay.
- 01
Một định mức có phiên bản
Mỗi sản phẩm có một định mức nguyên vật liệu (người ta hay gọi là BOM) duy nhất trên hệ thống. Khi đổi công thức, tạo phiên bản mới có ngày hiệu lực, không ghi đè. Chi tiết trong bài lưu phiên bản định mức nguyên vật liệu.
- 02
Lệnh sản xuất từ đơn hàng hoặc kế hoạch
Mỗi mẻ, mỗi ca là một lệnh sản xuất: làm sản phẩm gì, bao nhiêu, theo định mức phiên bản nào. Kho nhìn lệnh để chuẩn bị nguyên liệu.
- 03
Xuất kho theo lệnh, ghi số thực dùng
Nguyên liệu xuất cho lệnh nào thì gắn với lệnh đó. Cuối mẻ ghi số thực dùng, số hao hụt, số thành phẩm. Chênh lệch so với định mức hiện ra ngay trong ngày, không đợi cuối tháng.
- 04
Nối lô nguyên liệu với lô thành phẩm
Mỗi lô thành phẩm biết mình được làm từ những lô nguyên liệu nào, nhập từ nhà cung cấp nào, ngày nào. Khi khách hỏi, tra một lần là ra. Kết hợp với mã vạch thì việc ghi lô ở kho nhanh hơn: xem quản lý kho bằng barcode và truy xuất lô.
- 05
Giá thành theo lệnh, theo lô
Nguyên liệu tính theo số thực xuất và giá nhập theo cách tính giá kho đã chọn (bình quân, hoặc nhập trước xuất trước nếu muốn bám giá từng đợt nhập); nhân công và chi phí chung phân bổ theo một quy tắc đã thống nhất từ đầu, không phải “như mọi tháng”. Con số chưa hoàn hảo, nhưng ai cũng biết nó được tính thế nào.
- 06
Kho nguyên liệu có hạn dùng
Với thực phẩm, đồ uống, hệ thống nhắc xuất lô gần hết hạn trước và báo lô sắp hết hạn, thay cho việc đi kiểm từng kệ.
Mỗi ngành có một điểm khó riêng
Thực phẩm, đồ uống
Công thức thay đổi theo mùa, hạn dùng ngắn, khách hàng và cơ quan quản lý hỏi lô. Ngành có thuế tiêu thụ đặc biệt và tem thì thêm phần kê khai và quản lý tem; Inventum có sẵn module cho phần này.
Chế biến thủy sản
Nguyên liệu vào theo chuyến, theo cỡ, giá đổi từng ngày; tỷ lệ thu hồi quyết định giá thành, và hồ sơ truy xuất lô ngày càng quan trọng với hàng xuất khẩu. Chúng tôi viết riêng một bài: tỷ lệ thu hồi theo từng lô thủy sản.
Vật liệu
Nhập theo tấn, xuất theo bao, bán theo mét khối; đơn vị quy đổi phải được thống nhất từ đầu, nếu không kho và kế toán sẽ lệch nhau mãi.
Khi nào Odoo hợp, khi nào chưa
Thường hợp khi
- Có từ hai công đoạn trở lên, hoặc nhiều sản phẩm dùng chung nguyên liệu.
- Kho nguyên liệu, kho thành phẩm và kế toán đang lệch nhau, cuối tháng mất nhiều ngày đối chiếu.
- Khách hàng hoặc thị trường xuất khẩu yêu cầu truy được lô.
- Muốn biết giá thành từng mặt hàng để quyết định giá bán, không chỉ biết tổng lãi lỗ.
Thường chưa cần khi
- Xưởng gia công một công đoạn, ít mã hàng, khách hàng cấp nguyên liệu: một sổ kho và phần mềm kế toán có thể là đủ.
- Định mức chưa ai chốt được, mỗi ca làm một kiểu. Lúc này nên thống nhất cách làm trước; việc làm rõ quy trình cũng là việc chúng tôi làm, trước khi cài phần mềm.
- Việc cần nhất là đọc số liệu trực tiếp từ máy móc theo thời gian thực. Phần đó là một dự án kết nối thiết bị riêng, không nên đặt vào giai đoạn đầu.
Một tình huống thật, đã ẩn danh
Một nhà sản xuất đồ uống cần kế toán theo Thông tư 99, xuất tờ khai cho HTKK và quản lý sản xuất theo lô.
Những gì chúng tôi đã làm, trước khi có hợp đồng triển khai:
- Dựng một môi trường demo chạy trên chính các module Việt Nam của Inventum, để đội của họ bấm thử bằng tình huống của mình.
- Ghi nhận và đối chiếu gần 200 yêu cầu nghiệp vụ với Odoo, xếp từng dòng vào nhóm có sẵn, module Inventum, chỉnh nhẹ hay làm riêng.
- Chia phạm vi cho vài chục người dùng thành tám giai đoạn đặt riêng.
Dự án đang ở giai đoạn trao đổi. Chúng tôi kể lại để anh chị thấy cách làm, chứ không phải để hứa một kết quả. Mô tả đầy đủ hơn ở trang triển khai Odoo tại Nha Trang.
Làm việc với Inventum thế nào
- Demo miễn phí bằng một lệnh sản xuất của anh chị. Ví dụ “từ lúc nhập một lô nguyên liệu đến lúc xuất lô thành phẩm cho đại lý”. Chúng tôi dựng lại trên Odoo để anh chị, thủ kho và tổ trưởng bấm thử. Chưa ký gì, chưa trả gì.
- Giai đoạn 0: khảo sát có trả phí. Đi xưởng, kho, phòng kỹ thuật, phòng kế toán; ghi lại cách làm thật; kiểm kê định mức, danh mục, tồn kho cần chuyển; xếp từng yêu cầu vào nhóm có sẵn, module Việt Nam, chỉnh nhẹ hay làm riêng.
- Các giai đoạn đặt riêng. Thường bắt đầu bằng kho và định mức, sau đó lệnh sản xuất và lô, rồi mới đến giá thành và kế toán. Phần chuẩn có giá cố định; phần nối với thiết bị hay hệ thống bên ngoài được ước tính riêng, kèm cách làm tay dự phòng.
- Phần Việt Nam có sẵn, không tính thêm: hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025, xuất tờ khai cho HTKK.
- Đội ở Nha Trang, có mặt tại xưởng trong khảo sát, đào tạo và những ngày đầu chạy thật. Không phải công nhân nào cũng cần tài khoản: thường chỉ tổ trưởng, thủ kho ghi số tại một máy tính bảng ở xưởng.
Muốn biết chi phí phụ thuộc vào những gì, xem những gì quyết định chi phí triển khai Odoo.
Bước tiếp theo,
nhỏ và không ràng buộc.
Chọn một sản phẩm và kể cho chúng tôi nó đi qua xưởng thế nào: nguyên liệu gì, mấy công đoạn, ghi chép ở đâu. Gọi, nhắn Zalo, hoặc để lại vài dòng. Chúng tôi sẽ dựng đúng dòng chảy đó trong buổi demo.
Câu hỏi thường gặp
Odoo tính giá thành sản xuất thế nào?
Nguyên liệu được tính theo số thực xuất cho từng lệnh sản xuất và giá kho theo phương pháp anh chị chọn (bình quân hoặc nhập trước xuất trước); nhân công, máy móc và chi phí chung được cộng theo quy tắc anh chị chọn khi cấu hình. Vì mọi lần xuất kho đều gắn với lệnh, giá thành có thể xem theo lệnh, theo lô, không phải đợi cuối tháng phân bổ.
Nhà máy khoảng 30–50 công nhân có cần phần mềm quản lý sản xuất không?
Tùy số công đoạn và số mã hàng, không tùy số công nhân. Nếu có nhiều sản phẩm dùng chung nguyên liệu, cần truy lô hoặc kho và kế toán đang lệch nhau, thì đáng cân nhắc. Nếu chỉ gia công một công đoạn, ít mã hàng, sổ kho và phần mềm kế toán có thể là đủ.
Công nhân không quen máy tính thì có dùng được không?
Thường không cần mỗi công nhân một tài khoản. Tổ trưởng hoặc thủ kho ghi số tại một máy tính bảng đặt ở xưởng, màn hình chỉ có vài nút cho đúng việc của họ. Phần đào tạo được làm tại xưởng, bằng tiếng Việt.
Có truy xuất được lô nguyên liệu từ lô thành phẩm không?
Có, nếu từ đầu kho ghi lô khi nhập và xưởng ghi lô khi xuất cho lệnh sản xuất. Khi đó mỗi lô thành phẩm biết mình dùng những lô nguyên liệu nào, từ nhà cung cấp nào. Mã vạch giúp việc ghi lô nhanh và ít sai hơn.
Nên bắt đầu từ phần nào?
Thường là kho và định mức, vì mọi con số sau đó đều dựa vào hai thứ này. Khi kho và định mức đã đúng, lệnh sản xuất, lô và giá thành mới có nền để đứng.
Nguồn: Tạp chí Công Thương, tính giá thành sản phẩm dựa trên hệ số chi phí và tỷ lệ thu hồi trong doanh nghiệp chế biến thủy sản; Thông tư 99/2025/TT-BTC (KPMG Việt Nam).