Km nằm trong hệ thống giám sát hành trình, lít nằm trong bảng kê cây xăng. Không ai ghép chúng hằng ngày.
Quản lý nhiên liệu đội xe:
biết xe nào hao dầu trước khi hết tháng
Anh chị đã có hai nguồn số liệu: GPS trên xe ghi lại từng km, và bảng kê của cây xăng ghi lại từng lít. Chúng tôi ghép hai nguồn đó lại, tính ra mỗi xe đang chạy bao nhiêu lít cho 100 km, so với mức bình thường của chính xe đó, và báo khi có xe đi lệch.
Ngày mùng 3 hằng tháng
Bảng kê của cây xăng gửi về: vài trăm dòng, mỗi dòng một lần đổ, có biển số, số lít, số tiền. Kế toán cộng theo xe. Rồi đến câu hỏi khó: tháng này mỗi xe chạy bao nhiêu km? Người thì xem lại phiếu điều xe, người thì hỏi tài xế, người thì mở phần mềm GPS lấy từng xe một.
Đến khi có được con số lít trên km, tháng đã qua. Xe nào uống dầu nhiều, anh chị biết sau 30 ngày, và vẫn không chắc vì sao: xe chở nặng hơn, đường đèo nhiều hơn, xe cần bảo dưỡng, hay có chuyện khác.
Xe mới và xe đã chạy nhiều năm, chạy rỗng và chạy đủ tải, không thể so bằng một con số. Hướng dẫn kế toán cũng nói định mức nên tính theo loại xe, tình trạng xe, và có hệ số cộng thêm cho xe cũ (MISA SME).
Một tháng đủ để một bất thường nhỏ thành một khoản lớn.
Anh chị đang trả tiền cho dữ liệu km mỗi ngày
Xe kinh doanh vận tải đã bắt buộc lắp thiết bị giám sát hành trình theo Nghị định 158/2024/NĐ-CP (VietNamNet). Dữ liệu km đã có sẵn, chỉ là chưa được dùng cho chi phí.
Cách làm, từng bước
Con số không kết luận ai đúng ai sai. Nó chỉ cho anh chị biết nên hỏi xe nào trước.
1Km từ GPS
2Bảng kê cây xăng
3Định mức theo xe và tải
4Vùng an toàn ±30%
5Dự báo cuối tháng
- 01
Lấy km tự động, không chờ ai báo
Hệ thống tự kéo quãng đường từng xe từ nhà cung cấp GPS, cập nhật nhiều lần trong ngày. Không cần tài xế ghi sổ.
- 02
Nạp bảng kê cây xăng hằng tháng
Kế toán đưa file bảng kê vào như hiện nay. Hệ thống tự ghép mỗi lần đổ với đúng xe.
- 03
Định mức riêng cho từng xe, theo mức tải
Từ chính lịch sử của mỗi xe, hệ thống tính ra mức lít/100 km bình thường của xe đó khi chạy rỗng, nửa tải, đủ tải. So xe với chính nó, không so với xe khác.
- 04
Một vùng an toàn, ngoài vùng thì báo
Xe nào tiêu hao lệch quá xa định mức của nó (trong dự án gần đây, chúng tôi đặt vùng ±30%, có thể chỉnh) sẽ hiện lên đầu danh sách. Người quản lý đội xe chỉ cần xem vài xe đó, hỏi đúng câu: tuyến này có gì khác, xe có cần kiểm tra không.
- 05
Dự báo dầu cuối tháng
Giữa tháng, anh chị đã thấy tháng này dự kiến tốn bao nhiêu dầu, để chuẩn bị tiền và để nói chuyện với tài xế khi còn kịp.
Một tình huống thật, đã ẩn danh
Một doanh nghiệp vận tải tại Khánh Hòa nhờ chúng tôi làm đúng việc trên. Chúng tôi xây một màn hình quản lý nhiên liệu:
- Tự kéo quãng đường hằng ngày từ GPS, 15 phút một lần.
- Nạp bảng kê của cây xăng theo tháng.
- Tính định mức lít/100 km theo từng xe và từng mức tải.
- Đánh dấu những xe nằm ngoài vùng ±30% so với định mức của chính nó.
- Dự báo tổng dầu đến cuối tháng.
Chúng tôi không công bố tên khách hàng và không chia sẻ màn hình thật, vì trong đó có biển số và chi phí của họ. Trong buổi trao đổi, chúng tôi có thể cho anh chị xem cách làm với số liệu minh họa.
Khi nào nên làm, khi nào chưa
Đáng làm khi
- Đội xe từ khoảng chục xe trở lên, chi phí dầu là khoản lớn nhất sau lương.
- Xe đã có GPS giám sát hành trình và nhà cung cấp cho lấy dữ liệu (đa số có).
- Đổ dầu có bảng kê hoặc hóa đơn theo biển số.
Chưa cần khi
- Vài xe, chủ tự chạy hoặc tự theo dõi được bằng mắt.
- Đổ dầu bằng tiền mặt không có chứng từ theo xe: việc đầu tiên là thống nhất cách đổ dầu có bảng kê, sau đó mới tính đến hệ thống.
Khi cần hơn một màn hình dầu
Nếu anh chị muốn nối tiếp sang lịch bảo dưỡng, kho phụ tùng, chi phí theo chuyến và kế toán, những phần đó có thể đặt trên Odoo và dùng chung dữ liệu xe. Không bắt buộc. Nhiều đội xe chỉ cần màn hình dầu là đủ một thời gian dài. Xem thêm triển khai Odoo tại Nha Trang, dashboard khi nào cần, khi nào chưa và những gì cần rõ trước khi nối hai hệ thống.
Làm việc với Inventum thế nào
Buổi trao đổi miễn phí
Anh chị cho biết số xe, nhà cung cấp GPS, cách đổ dầu hiện nay. Chúng tôi xem dữ liệu có lấy được không. Đội ở Nha Trang, có thể đến tận bãi xe.
Giai đoạn đầu có phí, phạm vi gọn
Nối GPS, nạp một tháng bảng kê cũ, tính định mức, cho anh chị xem xe nào đang lệch. Phần nối với nhà cung cấp GPS được ước tính riêng vì phụ thuộc vào bên đó; nếu chưa lấy tự động được, vẫn có thể nạp file xuất từ phần mềm GPS.
Bước tiếp theo:
một tháng bảng kê là đủ để bắt đầu.
Gửi qua Zalo 0394 215 752 hoặc email [email protected] một bảng kê đổ dầu của một tháng (che biển số nếu muốn) và tên nhà cung cấp GPS. Chúng tôi sẽ nói trong một buổi xem dữ liệu có đủ để tính định mức theo xe không.
Chưa chắc nên bắt đầu từ đâu? Xem chuyển đổi số bắt đầu từ đâu hoặc lộ trình cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Định mức nhiên liệu xe tải tính thế nào cho đúng?
Lấy số lít đổ trong một khoảng thời gian chia cho số km thực chạy cùng khoảng đó, nhân 100. Để công bằng, tính riêng cho từng xe và tách theo mức tải (rỗng, nửa tải, đủ tải), vì cùng một xe mà chở nặng thì uống dầu khác hẳn. Km nên lấy từ GPS, không lấy theo lời báo.
Xe tôi đã có GPS, có cần lắp thêm thiết bị đo dầu không?
Không bắt buộc. Cách làm ở đây chỉ dùng km từ GPS anh chị đã có và bảng kê của cây xăng. Cảm biến mức dầu trong bình cho độ chi tiết cao hơn, nhưng tốn thêm tiền lắp đặt; nên cân nhắc sau, khi đã biết xe nào cần theo dõi kỹ.
Số liệu GPS có lấy tự động được không?
Đa số nhà cung cấp giám sát hành trình có cách cho lấy dữ liệu quãng đường. Chúng tôi kiểm tra với nhà cung cấp của anh chị trong buổi đầu. Nếu chưa lấy tự động được, có thể nạp file xuất từ phần mềm GPS theo ngày hoặc tuần.
Xe bị báo lệch có phải là tài xế gian lận không?
Không nhất thiết. Lệch có thể do tuyến đèo dốc, chở quá tải, kẹt xe, lốp non, xe cần bảo dưỡng, hoặc dữ liệu đổ dầu bị ghép nhầm xe. Hệ thống chỉ chỉ ra xe nào nên xem trước; kết luận vẫn là của người quản lý sau khi hỏi rõ.
Có cần dùng Odoo không?
Không. Màn hình quản lý nhiên liệu có thể đứng riêng. Odoo chỉ đáng tính khi anh chị muốn nối tiếp sang bảo dưỡng, kho phụ tùng, chi phí chuyến và kế toán.
Nguồn: yêu cầu lắp thiết bị giám sát hành trình cho xe kinh doanh vận tải (VietNamNet, Hệ thống pháp luật); định mức nhiên liệu theo km, loại xe, hệ số cho xe cũ (MISA SME).